Power Automate: saiba o que é e como funciona
Imagine o seguinte cenário: em uma empresa, para realizar uma compra de um produto ou contratação de um serviço, uma solicitação deve ser feita e aprovada por alguns gestores. Se o valor da solicitação estiver entre 10 e 30 mil reais, precisa ser aprovada pelo gerente; se estiver entre 30 e 100 mil, precisa ser aprovada pelo gerente e pelo diretor; acima de 100 mil, precisa ser aprovada pelo gerente, pelo diretor e pelo presidente. Neste artigo, entenderemos como o Power Automate pode ajudar a automatizar tarefas como essa.
Todas as solicitações e respostas das aprovações são realizadas por e-mail. A grande quantidade de e-mails e perguntas, como em qual etapa está uma solicitação ou qual o histórico de uma solicitação, são alguns dos problemas gerados por esse cenário.
Esse é um ótimo exemplo de cenário que pode ser solucionado pelo Power Automate, uma ferramenta de RPA (Robotic Process Automation) da Microsoft.
Antes de falarmos mais sobre o Power Automate, vamos falar rapidamente sobre RPA.
O que é RPA?
De forma sucinta, RPA (Robotic Process Automation) é a automação de processos administrativos. Apesar de ser um termo que está em alta relativamente há pouco tempo, sempre se buscou implementar esses processos. Um recurso que foi muito utilizado por muitos profissionais foi a automatização utilizando a linguagem VBA no Excel.
O termo RPA ganhou muito destaque nos últimos tempos devido à criação de ferramentas de RPA que utilizam a metodologia low code ou no code para criação dessas automações, sendo o Microsoft Power Automate uma delas.
A ideia das ferramentas low code para RPA é que o usuário de negócios crie seus próprios fluxos de automação do processo. Diferentemente de soluções como o VBA, que levam um tempo considerável para serem aprendidas, a curva de aprendizado das ferramentas low code é muito rápida.
O que é e como funciona o Power Automate?
Primeiramente, o Power Automate é a ferramenta de RPA da Microsoft e sua ideia é muito simples, mas muito poderosa. Ele funciona em um raciocínio de gatilhos e ações: quando algo acontece (gatilho), é disparada uma cadeia de ações automaticamente.
Os gatilhos podem ser: todo dia em um mesmo horário, ao receber um e-mail, quando um documento for adicionado em uma determinada pasta, quando uma informação for registrada em um sistema, etc. Existe uma quantidade enorme de gatilhos e ações disponíveis das mais diversas ferramentas.
O Power Automate se integra com mais de 400 ferramentas, sejam elas da Microsoft ou não. A integração com uma ferramenta é chamada de conector, e no conector estão presentes os gatilhos e ações disponíveis para a ferramenta em questão.
O site Lista de conectores com suporte | Microsoft Power Automate exibe a lista dos conectores existentes.
A combinação de gatilhos e ações dos mais de 400 conectores gera automatizações poderosas que economizam grandes quantidades de horas de trabalho.
Vantagens do Power Automate
Automatizar processos traz diversos benefícios:
- Economiza grandes quantidades de horas de trabalho
- Elimina erros ao automatizar os processos
- Permite que sua equipe foque em tarefas estratégicas
- Fornece rastreabilidade e estatísticas dos processos
- Se você utiliza o Microsoft 365, provavelmente possui a licença do Power Automate
Construindo um fluxo no Power Automate
Um fluxo no Power Automate possui um único gatilho e diversas ações.
Contudo, para que a gente possa implementar um fluxo de forma eficaz, devemos seguir alguns passos:
1) Mapeamento do processo
O primeiro passo é mapear o processo a ser automatizado. Muitos retrabalhos de ajustes e correções do fluxo automatizado serão evitados se o processo a ser automatizado estiver bem estabelecido e documentado.
Então, esse é um passo óbvio, mas é um erro muito comum saltar esse passo, talvez na ansiedade de se implementar a automatização do fluxo, ele seja deixado de lado.
2) Otimize o processo
Uma vez documentado o processo, dedique um tempo para pensar em otimizações do processo. Costumamos dizer que automatizar o ruim é fazer o ruim mais rápido.
3) Acesse o Power Automate
Ao acessar, você encontrará uma tela como esta
4) Criando um fluxo a partir de um modelo
Clicando na opção “Modelo”, você encontrará diversos fluxos prontos. Alguns deles podem te atender totalmente ou, caso o modelo te atenda em partes, você pode editá-lo, alterando o gatilho e as ações.
5) Criando um fluxo do zero
Em seguida, clique na opção “Criar” e selecione o seu gatilho e, na sequência, na tela de edição do fluxo, você irá selecionar e configurar as ações de acordo com o processo que deseja automatizar.
6) Teste o seu fluxo
Pior do que uma tarefa executada errada por um ser humano são milhares de tarefas erradas executadas por um computador. Com o ganho de velocidade de execução do processo pela implementação da automatização, o número de erros pode aumentar. Pois, se o fluxo produz resultados errados, ele irá gerar esses erros em uma maior escala.
7) Homologue o seu fluxo
Por fim, uma vez que o você criou e testou o fluxo, coloque-o em operação em um ambiente controlado. Isso se faz necessário porque, por mais que você tenha testado seu fluxo, pode existir algum cenário que gere erro no qual você não testou seu fluxo.
Algumas formas de fazer isso são colocar restrições na quantidade de execuções do fluxo. Ou, em um processo que é executado por vários colaboradores, substituir a execução do processo apenas de um dos colaboradores e não de todos de uma vez. A estratégia de homologação depende muito das características do cenário ao qual o seu processo pertence.
Combinando o Power Automate com outras ferramentas
O Power Automate pode ser combinado com outras ferramentas, como o Power BI e o Power Apps, criando soluções ainda mais completas.
Lembra do cenário descrito no início deste artigo? Podemos criar um aplicativo web no Power Apps em que a solicitação de compra será inserida no aplicativo e o Power Automate cuidará de todo o fluxo de aprovação. Também podemos acompanhar em que etapa está a solicitação através do aplicativo desenvolvido no Power Apps.
Conclusão
Todo processo que obedece a um conjunto de regras e pode ser digitalizado, mais cedo ou mais tarde, será automatizado. Com a adoção dessas tecnologias, as empresas podem otimizar processos, reduzir erros e economizar tempo, permitindo que as equipes se concentrem em tarefas estratégicas e de maior valor agregado.
