O que é Power Automate: Para que Serve e Como Utilizá-lo

Imagine o seguinte cenário: para realizar a compra de um produto ou a contratação de um serviço, uma solicitação precisa ser aprovada por diferentes gestores conforme o valor:

De R$10 mil a R$30 mil: aprovação do gerente;
De R$30 mil a R$100 mil: aprovação do gerente e do diretor;
Acima de R$100 mil: aprovação do gerente, diretor e presidente.

Neste artigo, você aprenderá como automatizar processos de aprovação usando o Power Automate, otimizando o tempo, reduzindo erros e aumentando a produtividade da sua empresa.

O que é RPA?

RPA é a automação de processos administrativos, eliminando tarefas manuais repetitivas.

Resumo rápido: RPA utiliza softwares para realizar atividades humanas, como preenchimento de formulários, envio de e-mails e movimentação de dados.

Antigamente, isso era feito com VBA no Excel. Hoje, soluções como o Microsoft Power Automate permitem criar automações com pouco ou nenhum código (“low code” e “no code”), democratizando o acesso à automação.

Saiba mais: O que é RPA: entenda tudo sobre automação robótica de processos

O que é o Power Automate e como funciona?

O Power Automate é a ferramenta de automação de processos da Microsoft.

Ele opera com base em dois conceitos:

Gatilho: um evento que inicia o processo (ex: receber um e-mail).
Ação: o que acontece depois do gatilho (ex: registrar o pedido em um sistema).

Principais exemplos de gatilhos:

Receber um novo e-mail;
Um arquivo ser adicionado em uma pasta;
Um formulário ser preenchido.

Vantagem: o Power Automate integra-se a mais de 400 aplicativos, como Gmail, SharePoint, Microsoft Teams, Google Drive, Instagram e muito mais.

Veja a lista completa: o site Lista de conectores com suporte | Microsoft Power Automate exibe a lista dos conectores existentes.

Imagem mostra 24 das mais de 400 ferramentas que podem ser integradas ao Power Automate. Dentre elas, estão: Gmail, Google Drive, Instagram e Facebook. — Algumas das centenas de ferramentas que podemos integrar ao Power Automate.

A combinação de gatilhos e ações dos mais de 400 conectores gera automatizações excelentes que economizam grandes quantidades de horas de trabalho.

Quais são as vantagens de automatizar processos com o Power Automate?

Automatizar processos traz benefícios importantes:

Economia de horas de trabalho manual;
Redução de erros em tarefas repetitivas;
Monitoramento e rastreabilidade de processos;
Foco da equipe em atividades estratégicas;
Licenciamento incluso para quem usa o Microsoft 365.

Como criar um fluxo no Power Automate: passo a passo

Pergunta frequente: como construir fluxos de automação no Power Automate?

Aqui está um guia rápido:

1. Mapeie o processo

Antes de automatizar, documente todas as etapas para evitar retrabalhos.

2. Otimize o processo

Aproveite para repensar: automatizar processos ruins só acelera ineficiências.

3. Acesse o Power Automate

Na tela inicial, clique em “Modelos” para ver sugestões ou em “Criar” para começar do zero.

Print da tela inicial do Microsoft Power Automate, escrito: "O que você gostaria de automatizar? Escolha uma tarefa para automatizar rapidamente com um modelo predefinido."

4. Crie um fluxo usando modelos

Você pode utilizar um modelo pronto e personalizá-lo conforme sua necessidade.

Print de tela do Power Automate, com destaque para as abas de modelo, em que há templates para a criação de aplicativos.

5. Crie um fluxo do zero

Escolha o gatilho e adicione ações personalizadas no editor de fluxo.

Captura de tela do Microsoft Power Automate apresenta o botão "criar", em que o usuário pode elaborar um novo modelo partindo do zero.

6. Teste o fluxo

Execute testes rigorosos para validar se as ações geram o resultado correto.

7. Homologue o fluxo

Implemente o fluxo em ambiente controlado antes de colocá-lo em produção definitiva.

Como integrar Power Automate, Power Apps e Power BI?

Combinando ferramentas da Microsoft, você pode construir soluções ainda mais eficientes:

Power Apps: criar aplicativos de entrada de dados para solicitações de compras;
Power Automate: gerenciar o fluxo de aprovações automaticamente;
Power BI: acompanhar em tempo real as métricas do processo.

Saiba como criar dashboards eficientes: Primeiros passos na criação de relatórios e dashboards no Power BI

Exemplo prático de automação de aprovação de compras

Voltando ao cenário inicial: usando Power Apps e Power Automate, podemos:

Criar um aplicativo para cadastro de solicitações;
Automatizar o envio para aprovação conforme o valor;
Gerar alertas de pendência;
Atualizar o status automaticamente.

Assim, eliminamos a troca interminável de e-mails e o risco de perda de informações!

Conclusão: a importância da automação de processos

Todo processo baseado em regras fixas e que possa ser digitalizado está caminhando para a automação.

Adotar ferramentas como o Power Automate traz:

Mais agilidade;
Redução de erros;
Liberação de tempo para ações estratégicas.

Não espere mais para transformar a produtividade da sua empresa com automação inteligente!

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