Consultoria SharePoint: o que é, como funciona e por que sua empresa precisa
Você já ouviu falar sobre o SharePoint e sabe que é uma ferramenta completa da Microsoft para colaboração e gestão de documentos.
Mas por que tantas empresas falham ao tentar usá-lo sozinhas? E como uma consultoria especializada pode transformar sua experiência com essa plataforma?
Se você ainda tem dúvidas sobre o que é o SharePoint, recomendamos este artigo introdutório: SharePoint: o que é e como ele pode transformar a colaboração na sua empresa
Neste conteúdo, vamos direto ao ponto: mostrar como funciona uma consultoria SharePoint, os principais desafios enfrentados por empresas que não têm estrutura adequada, os benefícios de contar com especialistas e os casos de uso mais comuns que entregam resultados reais.
Principais desafios enfrentados por empresas sem uma estrutura adequada
Mesmo com o SharePoint incluso em muitos planos do Microsoft 365, grande parte das empresas o utiliza de forma superficial — ou até desorganizada. Isso leva a uma série de problemas no dia a dia:
Falta de controle de acesso
Qualquer colaborador pode acessar documentos sensíveis? Isso é um risco sério à segurança da informação.
Versionamento confuso
É comum encontrar arquivos como “relatorio_final_v3_final_OK2.docx”? Esse caos gera retrabalho e decisões com base em dados desatualizados.
Dificuldade para localizar documentos
Sem uma biblioteca bem estruturada, localizar arquivos importantes consome tempo e frustra os colaboradores.
Falta de padronização entre setores
Cada área armazena os documentos de forma diferente, dificultando auditorias, treinamentos e colaboração entre equipes.
Esses desafios se agravam à medida que a empresa cresce — e mostram como uma implantação sem planejamento pode minar a produtividade.
Principais casos de uso do SharePoint nas empresas
A aplicação do SharePoint vai muito além do armazenamento de arquivos. Abaixo estão os principais casos de uso que justificam a contratação de uma consultoria especializada:
1. Criação de intranets corporativas
Empresas utilizam o SharePoint para centralizar comunicação interna, políticas, treinamentos, formulários e notícias — tudo em um portal com identidade visual própria.
2. Gestão documental por área/setor
Cada departamento pode ter seu próprio site de equipe com bibliotecas personalizadas, permissões específicas e estrutura padronizada de documentos.
3. Integração com o Microsoft Teams
O SharePoint pode ser o backend de documentos dos canais do Teams, mantendo o controle de acesso e o versionamento de forma centralizada.
4. Fluxos de aprovação automatizados
Através da integração com o Power Automate, é possível criar aprovações automáticas de documentos, solicitações e checklists (ex: férias, compras, reembolsos).
5. Controle de acesso e conformidade com a LGPD
O SharePoint permite definir quem pode visualizar, editar ou compartilhar arquivos, com logs de auditoria e integração com Microsoft Purview.
6. Base de conhecimento interna
Criação de um repositório com tutoriais, perguntas frequentes, processos operacionais e documentos de onboarding para novos colaboradores.
7. Suporte ao trabalho remoto
Funcionários acessam documentos de qualquer lugar, com segurança, integrando arquivos, agendas e comunicações em um único ambiente.
O que faz uma consultoria SharePoint
A consultoria SharePoint ajuda sua empresa a estruturar toda essa lógica — desde o planejamento da arquitetura até a implantação, treinamento e manutenção contínua.
Etapas típicas de uma consultoria:
Abaixo, confira o passo a passo de uma consultoria especializada em SharePoint:
1. Diagnóstico técnico e organizacional
Mapeamento do cenário atual, avaliação de riscos e definição de objetivos.
2. Planejamento estratégico
Desenho da arquitetura de sites, bibliotecas, permissões e fluxos de trabalho alinhados às necessidades reais da empresa.
3. Implantação técnica
Criação dos sites e bibliotecas no ambiente Microsoft 365, com automações e integração a ferramentas como Teams, Outlook e Power BI.
4. Treinamento dos usuários
Capacitação da equipe para garantir a adoção das boas práticas e o uso correto da ferramenta.
5. Suporte e evolução contínua
Acompanhamento, ajustes e novas implementações conforme a empresa cresce ou muda processos.
Benefícios da implantação com especialistas
Ao contratar uma consultoria especializada em SharePoint, sua empresa ganha não apenas uma estrutura técnica robusta, mas uma visão estratégica para tirar o máximo da ferramenta.
Arquitetura pensada para escala
Sua estrutura já nasce pronta para crescer com o negócio, evitando remendos e reestruturações futuras.
Redução de retrabalho
Com documentos organizados e controlados, a produtividade aumenta e os erros diminuem.
Segurança e conformidade
Controles de acesso bem definidos e trilhas de auditoria garantem aderência à LGPD e outras normas.
Engajamento da equipe
Com treinamento adequado, os colaboradores adotam o SharePoint como parte do seu dia a dia.
Agilidade na entrega
Consultores com experiência conseguem implantar rapidamente sem comprometer a qualidade — algo essencial em ambientes dinâmicos.
Como escolher o parceiro certo para seu projeto
Se você está considerando contratar uma consultoria para estruturar o SharePoint na sua empresa, leve em conta os seguintes critérios:
Experiência e portfólio
O parceiro precisa ter casos reais de implantação em empresas semelhantes à sua.
Especialização Microsoft
Certificações, conhecimento do ecossistema Microsoft 365 e domínio das integrações com Power Platform são diferenciais importantes.
Visão de negócio + técnica
Uma boa consultoria entende seus processos e propõe soluções com impacto estratégico, não apenas técnico.
Capacidade de treinamento
É fundamental que o parceiro consiga treinar sua equipe de forma didática e prática.
Suporte pós-implantação
A consultoria ideal continua com você depois da entrega, ajudando na manutenção e evolução da solução.
Conclusão
O SharePoint é uma ferramenta poderosa, mas seu sucesso depende de como ele é estruturado. Sem uma boa governança, ele pode se tornar apenas mais um repositório bagunçado. Com uma consultoria especializada, porém, ele se transforma no coração da colaboração e da gestão do conhecimento da sua empresa.
Se você busca padronização, segurança, produtividade e controle sobre seus documentos e processos, está na hora de levar a estrutura do seu ambiente Microsoft 365 a outro nível.
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