SharePoint vs. OneDrive: entenda quando usar cada ferramenta
Com a transformação digital acelerando processos e, ao mesmo tempo, tornando a colaboração remota padrão, escolher entre SharePoint e OneDrive torna-se, portanto, essencial para garantir produtividade.
Neste artigo, você entenderá as principais diferenças entre SharePoint vs. OneDrive. Além disso, descobrirá quando usar cada um e, assim, aprenderá como podem funcionar juntos para melhorar a performance da sua equipe.
O que é o OneDrive?
O OneDrive é a solução de armazenamento em nuvem da Microsoft voltada para uso pessoal e corporativo. Ele permite salvar, sincronizar e compartilhar arquivos em diversos dispositivos e, dessa forma, oferece acesso facilitado via Microsoft 365.
Principais funcionalidades do OneDrive
Antes de decidir se o OneDrive é realmente ideal para suas necessidades, é importante, portanto, conhecer primeiro os seus principais recursos.
- Armazenamento pessoal na nuvem (por usuário);
- Sincronização entre dispositivos;
- Compartilhamento de arquivos com links ou permissões específicas;
- Acesso offline aos arquivos sincronizados;
- Versões anteriores de arquivos disponíveis.
Quando usar o OneDrive
O OneDrive é recomendado para:
- Armazenar arquivos individuais ou pessoais;
- Trabalhar em documentos antes de compartilhar com uma equipe;
- Fazer backup de documentos locais;
- Compartilhar diretamente arquivos com clientes ou colegas.
Dica prática: use o OneDrive para arquivos em estágio inicial ou de trabalho individual. Quando, por outro lado, o conteúdo precisar de colaboração mais estruturada, considere o SharePoint.
O que é o SharePoint?
O SharePoint, por sua vez, é uma plataforma de colaboração da Microsoft voltada para organizações que, especialmente, precisam criar ambientes robustos para o trabalho em equipe e, além disso, contar com gestão de conteúdo, intranets e automação de processos.
Além disso, ele integra-se nativamente a outras ferramentas do Microsoft 365.
Saiba mais em: O que é o SharePoint e como funciona?
Principais funcionalidades do SharePoint
- Criação de sites de equipe (Team Sites);
- Bibliotecas de documentos colaborativas;
- Controle de versões e histórico de edições;
- Permissões avançadas por usuário ou grupo;
- Automação de workflows com Power Automate;
- Integração nativa com Power BI e listas do Microsoft 365.
Quando usar o SharePoint
O SharePoint, portanto, é indicado para situações como as seguintes:
- Projetos colaborativos entre diferentes áreas;
- Equipes que precisam de padronização e controle de documentos;
- Intranets e comunicação interna;
- Compartilhamento de conteúdo em portais empresariais.
Dica: o SharePoint vai além do armazenamento — ele é, portanto, um verdadeiro hub de colaboração e gestão de conhecimento.
Principais diferenças entre OneDrive e SharePoint
Embora façam parte do mesmo ecossistema, SharePoint e OneDrive têm objetivos diferentes. Por isso, entender suas diferenças ajuda na decisão.
Como OneDrive e SharePoint funcionam juntos
Embora apresentem diferenças significativas, OneDrive e SharePoint, por outro lado, funcionam de forma integrada e complementar. Dessa forma, é possível criar fluxos de trabalho eficientes.
Integração em projetos reais
- O OneDrive pode ser usado como espaço inicial para desenvolvimento individual de documentos.
- Após validação, o conteúdo pode ser movido para uma biblioteca do SharePoint para colaboração estruturada.
- É possível sincronizar bibliotecas do SharePoint com o seu Explorador de Arquivos via OneDrive.
Vantagens da integração
- Experiência fluida para o usuário final;
- Transição natural de conteúdo individual para coletivo;
- Redução de retrabalho e duplicações.
Dicas para escolher a ferramenta certa
Abaixo, confira as principais dicas para escolher a ferramenta certa:
Avalie a complexidade do projeto:
- Trabalhos individuais e pessoais → OneDrive
- Projetos colaborativos ou departamentais → SharePoint
Considere o ciclo de vida dos arquivos:
- Rascunhos e documentos em elaboração → OneDrive
- Conteúdo finalizado ou que demanda controle de versões → SharePoint
Analise a necessidade de automação:
- Automação de fluxos de aprovação e publicação → SharePoint
Com essas dicas, a escolha entre SharePoint x OneDrive torna-se, portanto, muito mais simples.
Casos de uso recomendados
Contudo, a escolha da ferramenta depende de qual é a necessidade. Confira os principais casos de uso:
Cenários ideais para OneDrive
- Armazenar documentos do dia a dia (como apresentações pessoais, notas e contratos em edição);
- Compartilhar arquivos únicos com link expresso;
- Manter backup automático dos arquivos de desktop.
Cenários ideais para SharePoint
- Criar um portal de conhecimento ou biblioteca padronizada por setor;
- Compartilhar informações internas com controle de permissões;
- Automatizar aprovações e workflows para processos como onboarding ou relatórios.
Ferramentas complementares da Microsoft
Power Automate: conecta o SharePoint a notificações e processos como aprovação de documentos, integração com e-mails e Teams.
Power BI: cria dashboards diretamente de listas e bibliotecas do SharePoint.
Microsoft Teams: integra-se ao SharePoint para exibição de arquivos e páginas, além de utilizar o OneDrive para arquivos em chats.
Conclusão
Por fim, a dúvida entre usar o SharePoint ou o OneDrive é comum, mas, com este guia, fica claro que a resposta depende do contexto. O OneDrive, por sua vez, é especialmente ideal para armazenamento pessoal e para documentos em estágio inicial. O SharePoint, por outro lado, é claramente indicado para equipes, processos colaborativos e também para conteúdo de caráter institucional.
Ambas as ferramentas se complementam e fazem parte de uma estratégia digital madura. Ao combiná-las, portanto, você amplia a produtividade, melhora o controle da informação e garante segurança nos dados compartilhados.
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FAQ – Perguntas Frequentes
