Indicadores de RH: o que são, como medir e transformar seu departamento

Empresas do futuro são data-driven: nelas, decisões são tomadas com base em dados, não em achismos. E isso inclui o setor de Recursos Humanos. Trabalhar com indicadores de RH permite decisões mais assertivas, aumenta a produtividade e fortalece o papel estratégico do RH dentro da organização.

Neste guia completo, você vai entender:

• O que são KPIs de RH;
• Quais são os principais indicadores por área;
• Como medi-los;
• E como usá-los para transformar seu departamento de RH.

Boa leitura!

O que são indicadores de RH?

Indicadores de Recursos Humanos, ou KPIs de RH, são métricas utilizadas para avaliar o desempenho de processos, pessoas e resultados do departamento de RH. São como bússolas que orientam líderes na tomada de decisões estratégicas.

Eles mostram se os investimentos em recrutamento, treinamento e clima organizacional estão trazendo retorno real — e onde estão os gargalos que precisam ser resolvidos.

Se quiser aprender mais sobre o que são KPIs, leia este artigo: Guia completo sobre KPIs: saiba como aplicar e quais ferramentas usar.

Por que monitorar indicadores de RH é fundamental para empresas data-driven?

Basicamente, os indicadores de RH mostram o que está ou não dando certo no departamento, prevenindo erros na gestão e garantindo melhores resultados.

Além disso, essa mensuração de informações ajuda a demonstrar, com dados concretos, a contribuição do setor para a empresa, garantindo mais valorização e protagonismo ao RH.

Acompanhar os indicadores permite:

• Evitar erros na gestão de pessoas;
• Justificar investimentos em ferramentas e treinamentos;
• Demonstrar o impacto do RH nos resultados da empresa;
• Tomar decisões com base em fatos, e não em percepções subjetivas.

Empresas que mensuram os resultados do RH com KPIs têm mais clareza, previsibilidade e eficiência em seus processos.

Como os indicadores de RH impactam na gestão de toda a empresa?

Os indicadores de RH não são importantes apenas para o desenvolvimento interno do setor, eles também têm impacto em toda a gestão da empresa e podem ser, inclusive, uma iniciativa modelo para que outros departamentos também iniciem uma coleta de métricas.

Além disso, alguns indicadores mensurados pelo RH podem ser utilizados em outros departamentos para a compreensão de problemas, como falhas de liderança ou desalinhamentos no financeiro.

Os dados do RH influenciam diretamente áreas como financeiro, operações e liderança. Por exemplo:

• O custo de contratação pode comprometer o orçamento de outros projetos;
• O índice de turnover pode sinalizar falhas na liderança ou desalinhamento cultural;
• A satisfação dos colaboradores impacta diretamente na produtividade.

Principais indicadores de RH para Recrutamento e Seleção

Os indicadores de RH são a melhor forma de mensuração de resultados no departamento de Recursos Humanos, considerando pessoas, processos e metas. Por isso, eles podem ser de grande utilidade na hora de avaliar os processos de recrutamento e seleção.

Ao determinar os indicadores de RH para Recrutamento e Seleção, a empresa deve conseguir responder perguntas como: “Nosso processo seletivo está atingindo seus objetivos?” ou “Quais são nossos pontos fracos? Como podemos melhorá-los?”.

A seguir, listamos os principais indicadores de recrutamento e seleção para você conhecer e colocar em prática.

Tempo de contratação

Mede o tempo médio entre a abertura da vaga e a contratação. Ajuda a identificar gargalos no processo.

Fórmula:
Tempo total gasto ÷ número de vagas preenchidas

Aderência cultural (fit cultural)

Avalia a compatibilidade entre o perfil do candidato e os valores da empresa. Pode ser medido com testes e questionários.

Para chegar ao percentual de aderência é possível realizar um cálculo manualmente. Para isso, estipule quais competências deseja analisar e defina um peso para cada competência, de 0 a 10, de acordo com seu grau de importância.

Depois disso, aplique um teste nos candidatos que deseja analisar e elabore um ranking com os resultados em porcentagem. A cálculo para entender a porcentagem de aderência de cada um, deve ser:

• aderência (%) = soma [nota x peso] ÷ soma notas máximas x 100

Esse tipo de indicador é importante para dar mais assertividade ao processo seletivo e, para chegar a ele de forma mais simples, é possível contar com o apoio de plataformas de recrutamento e testes de perfil.

Custo por contratação

Soma todos os gastos com o processo seletivo (divulgação, entrevistas, ferramentas) e divide pelo número de contratações.

Para calcular o custo de contratação, é preciso listar todos os elementos relacionados ao processo e qual o gasto com cada um deles. Assim, liste todas as informações referentes a:

• canais de divulgação;
• consultorias;
• materiais;
• espaço para entrevistas;
• softwares de recrutamento;
• tempo dedicado dos recrutadores; 
• entre outros.

Depois de listar cada gasto, basta somá-los e dividir o valor total pelo número de vagas preenchidas. Dessa forma, é possível entender o custo médio de contratação e quais estratégias podem ser utilizadas para otimizar os gastos.

É válido destacar que, se o setor consome mais verba do orçamento do que deveria com a contratação, outras atividades estratégicas podem ficar comprometidas, como investimento no desenvolvimento dos colaboradores.

Funil de contratação

Acompanha a conversão de cada etapa: candidatos aplicados, triados, entrevistados e contratados.

É importante avaliar as fases do processo de recrutamento – triagem de currículos, qualificação de candidatos, entrevistas e admissão – e a conversão de cada etapa. Todos os prazos e recursos do funil devem ser observados para que o RH entenda o desempenho do procedimento adotado.

Ao identificar que uma das etapas não está sendo eficaz como deveria, o RH saberá como melhorar seu processo.

Turnover em contratações recentes

Mede a saída de colaboradores antes do período de experiência, sinalizando problemas no processo de seleção.

Monitorar essa métrica é importante para verificar se o processo está sendo falho na aderência ou se a descrição da vaga não é compatível com as tarefas diárias que precisam ser executadas pelo profissional.

O monitoramento desse indicador deve ser feito, especificamente, com os colaboradores que deixaram a empresa ainda no período de experiência, seja por vontade própria ou por demissão por parte da gestão.

Depois de computar a quantidade de profissionais demitidos, é preciso comparar o número com os colaboradores que continuam na organização e foram efetivados. Dessa forma, é possível entender se o recrutamento acertou ou não nas escolhas.

Mensurar esse indicador é fundamental para entender o recrutamento e seleção e detectar problemas quanto ao alinhamento de fit cultural, prevenindo danos futuros, como falta de motivação e insatisfação da equipe.

Percentual de vagas fechadas no prazo

Verifica se as contratações estão acontecendo dentro do tempo previsto.

Para calcular o indicador é preciso dividir a quantidade de vagas fechadas dentro do prazo, pelo total de vagas, em determinado período. Em seguida, divida o resultado por 100 para obter um percentual.

Não existe um valor correto para esse cálculo, mas o ideal é que o resultado esteja o mais próximo possível de 100%.

Motivos para fechamento fora do prazo

Mapeia os principais fatores que atrasam as contratações.

Aqui, é preciso listar os principais motivos que contribuem para o atraso e qualificar cada uma das ocorrências para encontrar o fator principal que está impactando negativamente no processo de recrutamento e seleção.

Indicadores de RH para Treinamento e Desenvolvimento

Programas de treinamento e desenvolvimento são fundamentais para capacitar sua equipe, garantir uma maior retenção de talentos e até mesmo encontrar novos líderes dentro do time de colaboradores.

No entanto, para entender se as ações propostas estão realmente gerando resultados e para justificar os gastos nesses tipo de processo, é essencial mensurar os indicadores de treinamento. A seguir, listamos os principais que você precisa conhecer.

Investimento em treinamento

Avalia os recursos financeiros investidos na capacitação dos colaboradores.

No entanto, de nada adianta estabelecer um programa focado em desenvolvimento se você não acompanhar os resultados da iniciativa para entender se ela está ou não trazendo o retorno esperado. É importante saber, exatamente, quanto está sendo investido em treinamento e, principalmente, medir qual é o retorno que essa capacitação está trazendo para a companhia.

Assim, é importante que o RH tenha em mãos todos os gastos que estão sendo feitos em treinamentos e programas de desenvolvimento, para que, então, possam analisar o retorno desse investimento. 

Avaliação de aprendizagem

Mede o quanto os colaboradores absorveram de conhecimento após o treinamento.

No entanto, utilizando avaliações modernas de aprendizagem, é possível coletar informações para avaliar a eficácia dos treinamentos e entender se eles atingiram os objetivos propostos.

Para realizar essa medição, o ideal é utilizar formulários bem elaborados com perguntas como:

• como o treinamento ajudou no alcance dos benefícios do negócio?
• quais os impactos negativos a longo prazo do treinamento?
• como o treinamento pode melhorar o desempenho da equipe?

ROI em treinamentos

Compara os resultados obtidos com o custo da capacitação.

Fórmula:
Resultados gerados ÷ custo do treinamento

Indicadores de RH para Gestão de Pessoas

Além de avaliar a eficiência no recrutamento de novos colaboradores e no treinamento e desenvolvimento da equipe, os indicadores de RH também devem ser utilizados para avaliar a qualidade do ambiente de trabalho e a capacidade do setor em manter seus colaboradores e fazê-los progredirem em suas carreiras.

A seguir, listamos os indicadores de RH mais importantes em gestão de pessoas:

Taxa de Absenteísmo

A taxa de absenteísmo é um dos mais conhecidos e importantes indicadores de RH. Ele se refere ao tempo em que os colaboradores ficam ausentes do serviço e deixam de produzir.

Dessa forma, o indicador revela licenças, faltas e atrasos e ajuda o RH a identificar problemas de ergonomia na empresa, dificuldades pessoais do colaborador, desmotivação ou conflitos com colegas de trabalho, por exemplo.

Para calcular o absenteísmo é preciso dividir as horas não trabalhadas pelo total de horas úteis do período e multiplicar o valor por 100. Assim, chega-se a um percentual.

O ideal é que esse percentual não passe de 1,5%. Ao descobrir a reincidência de ausências, o gestor pode identificar problemas e encontrar a melhor maneira de conduzir cada caso.

Índice de turnover

Outro indicador importante para a gestão de pessoas é o turnover ou taxa de rotatividade. Essa métrica ajuda o RH a calcular a evasão profissional da empresa, ou seja, a relação entre profissionais admitidos e colaboradores desligados em relação ao quadro total de funcionários.

Para chegar ao valor, é preciso levar em conta o número de demissões, independentemente se elas foram voluntárias ou não. Além do número, é importante que o RH investigue os fatores causadores do desligamento.

Para calcular a taxa é preciso aplicar a seguinte fórmula:

• turnover (%) = número de funcionários desligados ÷ número total de funcionários ativos no mesmo período x 100

O turnover reflete, de forma geral, a saúde organizacional da companhia. O ideal é que a taxa esteja abaixo dos 5%. Quando mais alta, ela pode indicar pouca atratividade da empresa em relação à concorrência.

Além disso, altas taxas de turnover podem ser um sinal de deficiências no processo de recrutamento, má qualidade do clima organizacional ou desmotivação da equipe. Ao notar que as taxas estão muito elevadas, o RH deve investir em ações de retenção de talentos.

Custo de rotatividade

A saída de colaboradores nem sempre é algo ruim para a empresa, isso porque, muitas vezes o funcionário já não estava rendendo o esperado e a rotatividade indica uma renovação de equipe.

No entanto, quando essa rotatividade acontece com muita frequência, ela pode representar uma perda significativa de capital financeiro.

Assim, é importante mensurar os índices de turnover e entender se eles são saudáveis ou não para o financeiro da organização. Alta rotatividade pode gerar altos custos com rescisão contratual, verbas indenizatórias, processos seletivos, treinamentos, burocracias contratuais, entre outras despesas operacionais.

Assim, é importante acompanhar de perto as taxas de turnover e os custos relacionados a elas e buscar políticas e ações que visem uma maior retenção dos talentos. 

Headcount

Esse indicador refere-se ao número total de colaboradores de uma empresa, possibilitando ao RH entender se houve um aumento ou uma diminuição de pessoal nos últimos anos.

O aumento do número de colaboradores pode significar um processo de expansão do negócio e sugere que as ações de crescimento trouxeram resultados positivos. A partir do número de funcionários que a organização tem, o headcount pode orientar ações para melhorar a produtividade da empresa.

Taxa de produtividade e desempenho

O sucesso do negócio está intimamente ligado ao desempenho e a produtividade de cada colaborador. Nesse sentido, quando falamos sobre produtividade da equipe, estamos falando, sobretudo, sobre eficiência, ou seja, produzir mais com menos recursos.

O indicador de produtividade, portanto, considera o quanto a empresa consegue absorver de receita por colaborador, otimizando os processos ao máximo. Dessa forma, é possível medir a produtividade utilizando a seguinte fórmula:

• produtividade (%) = produtos ou serviços gerados pelo colaborador ÷ recursos utilizados para realizar o trabalho x 100.

Com esse cálculo é possível chegar a um percentual de produtividade e desempenho, conhecendo melhor a capacidade produtiva de cada profissional e as possibilidades de melhoria na performance. Assim, este indicador dá uma boa visão ao gestor para a tomada de decisões importantes, como indicação de treinamento, promoção e demissão de funcionários.

Satisfação dos colaboradores

A satisfação dos colaboradores pode ser mensurada por meio do clima organizacional. Esse indicador demonstra a percepção dos colaboradores sobre a empresa, o ambiente de trabalho e as lideranças, mostrando o grau de satisfação, motivação e engajamento dos profissionais.

É válido ressaltar que funcionários satisfeitos produzem mais e melhor, por isso, é essencial que o RH mensure o grau de satisfação das equipes, para assegurar mais produtividade e a retenção dos talentos.

Para essa mensuração, a dica é realizar pesquisas de satisfação recorrentes, levando em consideração aspectos como o relacionamento com gestores, as oportunidades de crescimento, a realização de tarefas cotidianas, o ambiente de trabalho e a remuneração e benefícios oferecidos.

A partir das informações levantadas na pesquisa, é possível medir o grau de satisfação das equipes e perceber pontos a melhorar que precisam ser trabalhados.

Índice de retenção de talentos

As estratégias de retenção de talentos são parte importante da rotina de Rh. Elas permitem que a empresa desfrute de capital humano qualificado e que se destaque dos demais concorrentes, evitando a alta rotatividade.

Sendo assim, é fundamental mensurar os resultados dessas estratégias para entender se elas estão realmente trazendo retorno. Para isso, é preciso medir o índice de retenção de talentos em cada setor, identificando quais estratégias estão funcionando, de acordo com cada área da empresa.

Custo per capita de benefícios

O salário não é o único elemento que traz atratividade para uma vaga. Além da remuneração, os profissionais também valorizam a oferta de benefícios exclusivos.

Cabe ao RH, portanto, entender se os custos desses benefícios estão realmente trazendo resultados e se não estão impactando de forma significativa o financeiro.

Assim, é possível calcular o indicador detalhando os custos da empresa com benefícios e o número de colaboradores presente na folha de pagamento, o que permite buscar formas de reduzir custos sem perder em produtividade e satisfação.

Relação horas extras X horas trabalhadas

Esse é um indicador muito importante para o RH, mas que poucas empresas conhecem ou mensuram. Ele relaciona a quantidade de horas extras, banco de horas e horas trabalhadas de cada colaborador.

Você pode acreditar que muitas horas extras são sinônimo de comprometimento, mas nem sempre isso está correto. Na maioria das vezes, o aumento de horas extras pode significar sobrecarga, incapacidade operacional da empresa, desmotivação da equipe e problemas gerenciais.

Dessa forma, controlar de perto o ponto dos funcionários e mensurar se as horas extras estão sendo muito recorrentes é a melhor forma para o RH entender se é necessário contratar mais mão-de-obra ou realocar colaboradores. Além disso, esse controle é importante para evitar problemas trabalhistas.

Índice de reclamações trabalhistas

Outro indicador que vale a pena acompanhar é o índice de reclamações e processos trabalhistas. É importante que o RH contabilize a quantidade de ações judiciais e que analise os motivos e reclamações de cada uma delas.

Dessa forma, é possível identificar e corrigir problemas operacionais, erros na folha de pagamento, excesso de horas extras e outros agravantes que podem gerar futuras reclamações, reduzindo custos judiciais. 

Como mensurar os indicadores de RH?

Como vimos, nem todos os indicadores de RH são medidos da mesma forma, alguns precisam ser analisados por meio de cálculos matemáticos, enquanto outros devem ser listados e analisados com um cruzamento de dados.

• Comece pelos KPIs mais simples;
• Use planilhas ou ferramentas como Power BI;
• Defina periodicidade de medição;
• Mantenha um histórico para análise evolutiva.

No caso de indicadores mais complexos, é importante buscar por tecnologias e métodos que auxiliem na coleta e análise de dados. Por isso, vale a pena treinar o time de RH para que eles consigam operar as ferramentas mais utilizadas.

Como a tecnologia pode auxiliar nos indicadores de RH?

Os indicadores de RH foram criados para facilitar a análise das atividades e fluxos operacionais do setor e, por isso, são essenciais e precisam ser acompanhados.

Contudo, nem sempre é tão simples realizar toda essa mensuração de dados manualmente. Para auxiliar o departamento nessa etapa, existem diversas ferramentas tecnológicas que podem ser implementadas na empresa. A seguir, vamos explicar um pouco mais sobre cada uma delas.

Avaliação de Clima

Como vimos, medir o clima organizacional é de extrema importância para entender a percepção da equipe sobre a organização e encontrar pontos a melhorar que contribuam para a retenção e o engajamento.

Para medir esse indicador, você pode utilizar as chamadas pesquisas de clima. Essas ferramentas permitem visualizar o panorama das percepções dos colaboradores e traçar estratégias mais eficazes.

A pesquisa de clima deve ser feita de forma anônima, para que o colaborador não se sinta inibido de externar suas verdadeiras percepções. Dessa forma, uma ferramenta tecnológica possibilita mais conforto e segurança para o entrevistado e garante relatórios completos para o time de RH.

Pesquisa de satisfação

Além das pesquisas de clima, também é possível apostar em pesquisas de avaliação por meio do eNPS (Employee Net Promoter Score), um método que permite medir a lealdade e a probabilidade de que o colaborador indique a empresa como um bom lugar para se trabalhar.

Esse tipo de pesquisa não é tão completa quanto a pesquisa de clima, mas é uma forma simples, rápida e poderosa de medir a temperatura da organização e encontrar pontos a melhorar.

O questionário é bem simplificado, composto apenas por 2 perguntas, uma com abordagem quantitativa (score) e outra de comentário aberto. O ideal é que a pesquisa eNPS seja aplicada com maior frequência.

Avaliações de desempenho

Essa é a melhor ferramenta para monitorar a performance individual ou de um grupo de colaboradores dentro da empresa. Esse tipo de avaliação é usado, sobretudo, para entender os resultados de programas de treinamento e desenvolvimento, mensurando sua eficiência e como eles contribuíram para desenvolver o capital humano.

Existem diversos tipos de avaliação de desempenho que podem ser empregados e diversas ferramentas que ajudam a monitorar e analisar as informações coletadas. Com elas, é possível definir o peso dos critérios e customizar as avaliações de acordo com a área de aplicação.

People Analytics

Outra ferramenta fundamental para quem deseja coletar e mensurar indicadores é o People Analytics, um método que une estatística, tecnologia de ponta e expertise para fornecer informações importantes para a tomada de decisões.

Com o People Analytics, é possível cruzar dados e obter informações para potencializar a performance, reter talentos, melhorar o clima organizacional e otimizar o recrutamento e seleção e os treinamentos e desenvolvimentos.

Assim, o método permite coletar dados de todo o ciclo de vida dos colaboradores, possibilitando um melhor acompanhamento dos indicadores de RH. Para implementar o método, contudo, é importante que a empresa busque treinamentos e capacitações para trabalhar com as principais ferramentas, como o Power BI.

O que fazer quando os indicadores mostram um cenário negativo?

Não se desespere: detectar problemas é o primeiro passo para resolvê-los. Acompanhe os dados com regularidade, aplique melhorias contínuas e repita o que deu certo.

Uma dúvida bastante comum quando falamos sobre indicadores de RH é o que fazer se a análise dos dados apontar problemas e erros na gestão.

Ignorar os indicadores significa:

• Cegueira gerencial;
• Perda de produtividade;
• Desmotivação da equipe;
• Desperdício de oportunidades.

Assim, os indicadores servem para que você possa monitorar as estratégias de RH e tomar ações preventivas para evitar que os problemas persistam. Essas ações preventivas, no entanto, só podem ser realizadas se você tiver um histórico de tendências que permita prever problemas a médio e longo prazo.

Dessa forma, com um acompanhamento de resultados, o RH fica mais preparado e precavido, e pode repetir iniciativas que geraram retorno e interromper processos que não rendem frutos. Para gerenciar os indicadores, a dica é utilizar a planilha gratuita para controle de dados da Lean Solutions.

Conclusão

Os indicadores de RH são indispensáveis para tornar o setor mais analítico, estratégico e valorizado dentro das empresas. Eles orientam decisões com base em dados concretos e contribuem para melhorar a experiência do colaborador e os resultados organizacionais.

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